Tak Memiliki Guna, 939 Arsip Pemkot Magelang Dimusnahkan

MUSNAHKAN ARSIP : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang memusnahkan ratusan arsip yang sudah tidak memiliki guna (Dok Prokompim Kota Magelang)

MAGELANG – Sebanyak 939 berkas arsip milik sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kota Magelang Kamis (24/9/2020), dimusnahkan di Gedung Arsip Kota Magelang. Pemusnahan menggunakan alat khusus penghancur kertas.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang Isa Ashari, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan sudah tidak memiliki nilai guna. Yakni, kata Isa, habis retensinya dan telah dinyatakan musnah sesuai dengan jadwal retensi arsip.

“Adapun 939 berkas tersebut merupakan arsip yang retensinya diatas 10 tahun dan dibawah 10 tahun,” katanya.

Isa menuturkan, pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi penumpukan arsip atau dokumen. Artinya, sudah tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan, sesuai jadwal retensi arsip. Pemusnahan harus memenuhi ketentuan dan prosedur agar tidak muncul persoalan hukum.

“Arsip yang tidak dimusnahkan hanya akan jadi beban dan membuat tidak nyaman tempat kerja. Namun juga tidak boleh dibuang sembarangan atau dijual karena khawatir disalahgunakan, berbahaya,” tegasnya.

Isa menyebutkan, arsip yang dimusnahkan dibagi dalam dua kelompok, yakni sesuai surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional RI (ANRI) No B-KN.00.03/185/2020 tanggal 10 September 2020, berjumlah 295 berkas. Dengan masa retensi arsip kelompok ini diatas 10 tahun.

“Arsip kelompok selanjutnya, berdasarkan surat persetujuan dari Wali Kota Magelang No. 045.35/431/290 tanggal 6 Agustus 2020, berjumlah 644 berkas. Dengan retensi arsip kelompok ini dibawah 10 tahun,” imbuhnya.

Isa mengungkapkan, pemusnahan bisa dilakukan oleh OPD masing-masing menggunakan alat penghancur kertas atau dibakar. Namun sebelum dimusnahkan, kata Isa, OPD harus melaporkan ke Disperpusip. Kemudian akan dibentuk tim khusus guna mendampingi OPD mulai dari pemilahan arsip sampai pemusnahan.

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Disperpusip Kota Magelang Tartib Karyadi menambahkan, pemusnahan arsip membutuhan persetujuan ANRI untuk arsip retensi 10 tahun keatas, yang mengusulkan harus bupati/walikota.

“Namun tidak banyak kota/kabupaten di Jawa Tengah yang melaksanakannya,” pungkasnya (coi/aha)